Ý tưởng và quy mô Event?

Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện – event như sau:

1.    Nhận thông tin từ khách hàng – đối tác – cấp trên (Briefing)

Thông qua bước nhận brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên và những người đã tiếp nhận thông tin từ khách hàng  (Đối với những người làm công việc tổ chức sự kiện – event cho chính công ty mình (In house event) hay khách hàng (Đối với Event agency), người tổ chức sự kiện có được những thông tin cơ bản sau: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian tổ chức sự kiện sẽ diễn ra, số lượng khách mời tham dự sự kiện, ước lượng tổng số người tham gia sự kiện, thành phần đối tượng tham dự sự kiện, các yêu cầu cơ bản của công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện… từ đó sẽ hình dung và nắm bắt được hướng đi cho công việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện của mình.

2.    Hình thành concept & Theme cho việc tổ chức sự kiện – event

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện sẽ diễn ra, thường được các chuyên gia tổ chức sự kiện ví như "linh hồn của sự kiện" cho nên là bước quan trọng nhất để hình thành concept cho event.

Sau khi đã có concept, người tổ chức sự kiện sẽ phát triển được Theme (Chủ đề chính của sự kiện), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế lên ý tưởng sử dụng xuyên suốt trong chương trình sự kiện, việc trang trí dàn dựng, hoạt động của event phải phù hợp, logic, trơn tru với concept đã vạch ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là “linh hồn” thì Theme là “diện mạo” của sự kiện.

Theme chi phối toàn bộ nội dung & các hoạt động chính của sự kiện.

Để có được Concept & Theme, người tổ chức sự kiện phải dựa trên các thông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, của thương hiệu, văn hóa và hành vi tiêu dung của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của event. Quá trình diễn ra, các chuyên gia tổ chức sự kiện phải cùng nhau ngồi trao đổi phát triển các ý tưởng về Concept & Theme người ta gọi là Brainstorm.

Ví dụ: Tổ chức sự kiện ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme phải thể hiện đươc mục đích cốt lõi của thông điệp sản phẩm "Tràn đầy năng lượng", có thể được thể hiện qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các cô gái chàng trai tươi trẻ căng tràn sức sống trên poster, backdrop, standee…hoặc tổ chức teambuilding những trò chơi năng động khỏe mạnh.

3.    Viết kế hoạch  (Planning Proposal) cho việc chuẩn bị tổ chức sự kiện – event

Từ những bản kế hoạch tổ chức sự kiện các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ phác thảo & phát triển ra nhiều ý tưởng hơn nữa, tuy nhiên các ý tưởng mới này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo đã được thống nhất là Concept. Và sau khi phát triển được những ý tưởng rồi thì bước tiếp theo là phác thảo kế hoạch (Proposal) dựa trên ý tưởng chủ đạo đó. Một Proposal tốt phải vẽ ra được cho khách hàng, cấp trên thấy được bức tranh mang tính khả thi về việc chuẩn bị thực hiện công việc tổ chức sự kiện – event đó bao quát bao gồm: Ý tưởng, nội dung, mục tiêu chương trình, quá trình thực hiện và diễn ra, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Để cho người đọc bảng kế hoạch chi tiết mường tượng được mọi ngóc ngách của chương trình, thông thường phải có các design đi kèm (Bandrol, backdrop, standee, phối cảnh 3D tổng thể sân khấu, khu vực tổ chức sự kiện, thiệp mời, tờ rơi…) Càng đầu tư sâu cho phần design kế hoạch của bạn càng hấp dẫn và lôi cuốn người xem dễ hình dung dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (Càng chi tiết bao nhiêu thì công việc của bạn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức bấy nhiêu).

Một hạng mục không thể thiếu trong công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện đó là lập bảng dự trù kinh phí. Bạn phải lên được bảng chi phí chi tiết tất cả các hạng mục cần thiết trong một sự kiện để tránh rủi ro và phát sinh chi phí ngoài kinh phí mà khách hàng cần phải chi cho sự kiện của họ.

4.    Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện – Event

Sau khi đã có trong tay bảng kế hoạch chi tiết cho sự kiện, các thiết kế và dự toán ngân sách mà sự kiện sắp thuyết trình, bạn chuẩn bị cho bước tiếp theo gặp trực tiếp khách hàng để Present (Thuyết trình) kế hoạch của mình đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Thông qua Present bạn phải thể hiện hết cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch của mình sẽ diễn ra như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá , đo lường hiệu quả mà sự kiện đó mang lại cho họ. Nếu sự kiện của bạn đã chuẩn bị chu đáo và Present đáp ứng được mong đợi của họ về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, kinh phí phù hợp cho sự kiện, khách hàng sẽ chấp nhận cho bạn triển khai sự kiện của họ.

5.    Triển khai thực hiện tổ chức sự kiện – Event

Để tổ chức triển khai một kế hoạch cho một sự kiện, đầu tiên và tiên quyết là bạn phải có nhân sự thực hiện, triển khai công việc.
Nếu là người trong một công ty tổ chức sự kiện bạn cần phải huy động Team/ phòng ban của mình cùng triển khai, đôi khi bạn cũng cần phải thuê ngoài để có thêm nhân lực hổ trợ bạn thực hiện cho sự kiện đó. Nếu ở một Agency những công việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự đã được phân công phụ trách từng hạng mục dựa trên chuyên môn cũng như năng lực sở trường của từng cá nhân: Bộ phận phụ trách khách hàng (Account), bộ phận thiết kế (Design), bộ phận ý tưởng (Creative), bộ phận sản xuất và thi công (Production), bộ phận tài chính (Finance), bộ phận truyền thông đối ngoại (PR – Media)…

Trước khi một sự kiện sẽ diễn ra sẽ có nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, kịch bản chi tiết, sản xuất cho đến thuê nhân sự giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (setup), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, chuẩn bị quà tặng cho khách mời tham gia sự kiện, phương tiện đi lại, khách sạn cho khách VIP (nếu có), tổng duyệt (Rehearsal)…rất rất nhiều việc phải làm đòi hỏi bạn phải thật chu đáo & nghiêm túc để hoàn thành tốt. Ngoài ra bạn cũng còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp với mức độ rủi ro.

Trong khi tổ chức sự kiện – event, với vai trò là trưởng dự án bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ là người biết cách vận hành guồng máy quy trình của mình diễn ra suôn sẻ mang lại một sự kiện thành công làm hài lòng khách mời tham dự, khách hàng, đối tác.

Nhiệm vụ của bạn – Một người quản lý dự án (Cụ thể là người quản lý chính của sự kiện) là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Event. Bạn phải lên chi tiết các bảng mô tả, phân công công việc (checklist), tiến độ (Schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể…thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau sự kiện (Post – Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ đầu tư (chủ địa điểm thuê) trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp (có thể phải cùng với Team (Event Team) ăn mừng chiến tích sau khi tổ chức sự kiện thành công.

6.    Đánh giá – tổng kết và báo cáo việc tổ chức sự kiện – Event

Một vài ngày sau khi kết thúc sự kiện chúng ta phải làm các việc sau để gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết quyết toán với công ty.

• Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.

• Tổng kết lại những gì đã làm được chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: Bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của khách hàng.

• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner, bandrol đã được thực hiện, bao nhiêu tờ rơi đã phát & phát ở đâu, bao nhiêu thiệp mời đã được gửi, bao nhiêu bài PR đã được các báo đài đưa tin…

• Các hình ảnh báo cáo, tư liệu… đính kèm.

Vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn  trong việc thực hiện một sự kiện với những kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể & chi tiết. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm & chuẩn bị cho công tác tổ chức sự kiện không chỉ gói gọn trong hai, ba trang giấy mà nó là cả hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một sự kiện có rất nhiều chuyện phải làm & thực hiện.

Đứng ở góc độ chuyên gia & là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp,Minh Team luôn thấu hiểu những khó khăn đối với anh em trong nghề tổ chức sự kiện cũng như khách hàng muốn tổ chức sự kiện cho công ty mình, với khối lượng công việc khổng lồ cũng như áp lực khủng khiếp của sự kiện bạn hãy tập trung vào chuyên môn lĩnh vực của mình, lên kế hoạch đón tiếp khách chu đáo còn tất cả những công việc khó khăn còn lại hãy giao hết cho Minh Team. Minh Team sẽ thay bạn hoàn thành xuất sắc và mang tới một sự kiện tốt nhất cho công ty bạn.

Minh Team là công ty chuyên hoạch định chiến lược sự kiện, tổ chức các loại hình sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức họp báo truyền thông marketing, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ ra mắt khai trương nhà mẩu, cất nóc, công bố các dự án bất động sản, tổ chức lễ thông xe cầu đường, Team building, Travel…Trên 10 năm kinh nghiệm chúng tôi sẽ mang tới giải pháp toàn diện cho các bạn.